digitalización

Actualmente, estamos viviendo una situación nueva para todos. Esta pandemia de la COVID-19 que estamos sufriendo nos está llevando a cambiar nuestras formas de relacionarnos, de trabajar e incluso de ocio.
Al estar todos, en mayor o menor medida, confinados, con limitaciones de desplazamientos, movilidad, etc. se ha generado, más aún de la que ya teníamos, una fuerte dependencia de la tecnología. Esta dependencia nos abre nuevas vías que hasta la fecha pocas empresas habían explorado. Estas nuevas vías nos pueden permitir conseguir un importante ahorro de costes, tanto directos como indirectos.

¿Cuáles son las alternativas para ahorrar costes?

  • Sistemas de Teletrabajo: en este período, que muchos llaman de la “nueva normalidad”, aunque a mí personalmente me gustaría poder decir muy pronto normalidad a secas, se ha hecho frecuente el teletrabajo en sus diferentes formatos (completo todos los días desde el domicilio, mixto en el que combinan días de teletrabajo con días de trabajo presencial,…), las empresas, como bien dice el dicho “a la fuerza ahorcan”, han tenido que adaptarse de forma rápida a esta nueva forma de trabajar. Con esta nueva forma de trabajo, las organizaciones han detectado una disminución considerable de costes. Entre estos costes que se han visto reducidos estarían, entre otros, los de desplazamientos a clientes, reducción de viajes, … generando una cooperación entre empresas más ágil y eficiente, mejorando el flujo de información entre ellas, mejorando así la competitividad. Además, muchas empresas han tomado la decisión de reducir el tamaño de sus oficinas, parece que, en un futuro, no a muy largo plazo, van a quedar atrás los mastodónticos edificios de oficina para una sola empresa, las grandes plantas, optándose por los denominados “sitios calientes” en el que se van rotando los empleados en función de los turnos o necesidades fijadas por la empresa.
  • Procesos de digitalización: siguiendo el apartado anterior, al convertirse las oficinas en puntos más itinerantes para sus trabajadores se está optando por los procesos digitalizados. Esta digitalización afecta a todas las áreas y no siempre el objetivo es la eliminación de grandes volúmenes de papel, sino facilitar ciertas tareas que anteriormente se efectuaban de forma manual. La digitalización no es algo nuevo en nuestra sociedad, si echamos la mente atrás pensemos en cómo se compraban hace unos años los billetes de avión, las reservas de hoteles, las entradas de espectáculos (cine, teatro, deportes, …). Con esta estrategia de digitalización conseguimos, entre otras, ventajas en cuanto a obtener una mayor capacidad de análisis (preferencias de nuestros clientes ofreciéndoles, gracias a este conocimiento, un mejor servicio); transformación del modelo de negocio (apertura a nuevos canales comerciales); capacidad operativa más eficiente (reducción tanto de costes como de tiempo a la hora de realizar las diferentes tareas).
  • Mejora y reestructuración de procesos y tareas: las empresas se han visto obligadas a reestructurar muchos de sus procesos y tareas que venían realizando de forma recurrente. Tanto la no presencia de empleados en la oficina o en clientes, por el comentado teletrabajo, como la digitalización de procesos obliga a las empresas a cambios y a adaptarse a los nuevos tiempos y formas de trabajo. Las empresas deben virar hacia formas más eficientes de trabajo, reorganizaciones internas y a nuevas formas de realizar ciertas tareas que se venían realizando de formas totalmente diferentes. Esta tarea puede resultar, en ocasiones, muy complicada, aunque siempre recomendamos la visión de un consultor externo para obtener un punto de vista distinto al de las personas que están sumidas en el día a día de la compañía y que resulta más complicado el poder aislarse y tomar decisiones de forma más independiente. Se debe tender a automatizar procesos y tareas que no aportan valor a la compañía, con ello conseguiremos, entre otros, las siguientes ventajas:
    • Liberar a empleados con talento para buscar otras formas de trabajar, poder dedicar más tiempo al contacto con los clientes, poder anticiparse a posibles problemas de forma previa a que estos ocurran, anticiparse a la competencia, etc.
    • Eliminar puestos de trabajo o incrementar la productividad con el mismo número de trabajadores.
    • Disminuir el precio del servicio, haciendo a la empresa más competitiva.
    • Posibilidad de retribuir mejor a los trabajadores o de ofrecerles otra forma de retribución que mejore su calidad laboral, como un mayor tiempo libre, formación, mejorar ambiente de trabajo, conciliación, etc.
    • Sistemas que nos acercan a las necesidades de nuestros clientes: debemos tener herramientas con la que podamos adelantarnos a sus necesidades, para ello es muy importante la realización de análisis que sirvan para anticiparnos a posibles cambios que puedan surgir. Entre estas herramientas de análisis estarían Big Data, machine learning, …. Ello, nos permite en todo momento hacer partícipes a nuestros clientes de nuestra actividad permitiéndolos, en todo momento, poder estar conectados y tenerles tendida nuestra mano para ayudarles.
    • Sistemas alojados en la nube: con ello disminuimos la inversión en equipos informáticos, adecuando la tecnología al momento actual, reduciendo de forma considerable el número de personas dedicadas a tareas de mantenimiento de servidores.

A nadie le cabe duda de que las empresas han tenido que adaptarse a más velocidad de la deseada a las nuevas formas de trabajo que ha marcado el ritmo de la pandemia. Esta transición acelerada a un entorno más digital implica un ahorro de los costes, un aumento en la competitividad o una mayor capacidad de análisis siempre y cuando se realicen una mejora y reestructuración de los procesos y tareas de la compañía.

La situación es la que es y los medios a nuestra disposición son variados pero es ahora cuando las organizaciones deben sentarse a analizar su sector, trabajo y medios para optimizar recursos. En este sentido, la automatización debe cobrar un peso importante . ¿Estás preparado para llevar a cabo este análisis que marcará la diferencia?

* Daniel Barjola es Manager Advisory en el Área de Advisory