Audalia Lumesse; un software de talento

Hace unos meses, la publicación Equipos y Talento, especializada en el sector de los RR.HH., entrevistó a Álvaro Marfany, gerente de Audalia Lumesse. En ese encuentro, Álvaro hizo un repaso al proceso de implantación de la solución para la Gestión del Talento que comercializa Audalia llamada ETWeb. Su explicación abarcó desde los momentos previos a la toma de decisiones hasta la puesta en marcha, donde se comunica a los empleados el lanzamiento de la nueva herramienta. Aquí os dejamos la entrevista al completo:

Álvaro,¿Qué consejos previos a implantar la solución habría que tener en cuenta?
 
Nos gusta explicar nuestra experiencia a futuros clientes. Primero deben elegir el modelo que quieren seguir ya que nosotros podemos adaptarnos a distintas realidades. Un ejemplo serían las empresas pequeñas que no quieren hacer un gran desembolso. En ese caso recomendamos el Software as a Service donde lo que se paga es un servicio mensual con una cuota que pagan durante el tiempo que quieran mantener la solución, lo cual les permite no estar atados a ningún proveedor. En cambio, para grandes empresas, con procesos más complejos, pudiera ser que necesiten realizar personalizaciones o incluso que quieran tener los datos dentro de su propia compañía con un hosting in-house.

En resumidas cuentas, nos adaptamos a las diferentes realidades de empresa, ayudándoles a decidir cuál es el modelo que mejor se adecúa a lo que ellos necesitan.

Tras decidir el modelo, ¿qué aconsejáis a las compañías?

Lo primero es que entiendan que es necesario que sean conscientes de dónde están ahora y dónde quieren llegar en el futuro. Por ejemplo, en algunos casos vemos que están buscando un software muy específico para la gestión de su formación y hay multitud de softwares en el mercado que desempeñan esa labor a la perfección y cuentan con una funcionalidad muy completa, pero lo más importante es tener claro dónde quiero llegar. Es preciso pensar si querré evaluar las competencias a mis empleados, y en función de esa evaluación, definir acciones de desarrollo o una formación específica que complemente o desarrolle las competencias peor valoradas. O si en el futuro voy a querer valorar los objetivos de mis empleados y pagar una retribución variable en base a esa valoración de objetivos. En definidas cuentas deben entender si quieren crecer en procesos de recursos humanos o no. Por eso les ayudamos a pensar que muchas veces, lo más vistoso o lo que te vale para hoy quizá en el futuro no te valga.

Nuestra solución, sobre todo en el modelo SAS, va creciendo en funcionalidad a lo largo del tiempo; suele haber una o dos actualizaciones por año y están muy basadas en las mejores prácticas del mercado, nos adelantamos y si te limitas a tener una solución que sólo te solvente una necesidad puedes llegar a perder una funcionalidad que luego te puede valer.

Por último, hay otro consejo que siempre damos a nuestros clientes y es que no seamos nosotros los que hablemos de nosotros, sino que hablen otros. Es bueno contrastar con otros clientes que tengan tus mismas necesidades para ver cómo han sido las implantaciones en cuanto a costes y tiempos, ya que muchas veces a los costes de inicio de implantación, se suman otros costes suplementarios que las empresas no tenían en cuenta en el momento de decidir. Damos listado de clientes en función de necesidades para que puedan preguntar.

Y en cuanto a la implantación en sí, ¿qué consejos darías a las empresas?

El principal consejo, que no es un consejo sino una decisión consensuada, es que haya sponsors clave dentro de tres áreas: RRHH, sistemas y dirección y que haya una figura clave que pueda empujar el proyecto si hubiera dificultades ya que ayuda mucho durante las implantaciones.

Otro segundo consejo es que el equipo de implantación sea experimentado, gente cualificada que sepa entender las necesidades de los clientes.

El tercer consejo podría ser buscar proveedores que además de la presencia local tengan una presencia global. Sobre todo, pensando en multinacionales. Por último, para que una implantación sea exitosa, la clave es que se establezcan hitos razonables por ambas partes, es decir, no querer implantar todo de golpe. Otro punto a tener en cuenta es que la comunicación es importantísima en el lanzamiento de este tipo de soluciones ya que se busca que el empleado tenga plena confianza en esa solución que va a utilizar durante los próximos años.

Respecto a la metodología de la implantación; ¿Qué pasos se deben seguir?

La experiencia de nuestras implantaciones suele ser similar en todas ellas. Cuando aterrizamos en el cliente, nos reunimos con las personas clave, que varían en función de los módulos a implantar, para realizar una toma de requisitos, es decir, identificar cuáles son las necesidades del cliente. Esto se complementa con una formación inicial, para que entiendan la funcionalidad que el sistema le ofrece, cara a poder decidir hasta dónde pueden llegar con esa funcionalidad del software.

Luego, hay una etapa en la que nosotros “desaparecemos” en la que estamos desarrollando esa funcionalidad que el cliente nos ha pedido. Ya con la funcionalidad lista, hacemos una prueba de usuario con el cliente, en la que el cliente se forma en la funcionalidad que ellos mismos han definido, testa la solución y ve si hay que realizar algún cambio menor. Por último, realizamos una formación al usuario final a la que dedicamos los días que sean necesarios en función del tamaño del cliente.

Es muy importante cómo la compañía comunica a sus empleados la implantación de la solución porque el empleado puede percibir la solución como una herramienta en la que le van a monitorizar con evaluaciones para despedirle… y nada más alejado de la realidad porque, por ejemplo, una evaluación de competencias, para lo que sirve es para tu desarrollo profesional, para identificar en qué te podemos ayudar y formar para que puedas seguir avanzando dentro de la compañía.

Después de esa fase de comunicación tenemos el lanzamiento, en el cual estamos siempre muy encima y ayudamos al cliente para que se sienta lo más cómodo posible.

¿Qué procesos son los que más demandan las empresas?

Ciertamente hay varios procesos muy recurrentes. Entendemos que hay muy pocas empresas que dejen de dar formación a sus empleados, pero en muchos casos la suelen complementar con una evaluación de competencias; es decir, primero voy a ver qué formación necesita ese empleado y cómo la identifico. La forma de verlo es realizando una evaluación en la cual van a surgir unas necesidades de desarrollo.

Implantamos mucho el módulo de gestión de competencias, evaluando también en feedback, y el módulo de formación y desarrollo, tratando no sólo la formación como tal sino otras acciones de desarrollo como una rotación de puestos, un coaching un mentoring, asistir a un evento…etc.

Así mismo, existe otro proceso que es bastante recurrente que es la evaluación de objetivos, muchas veces ligada a una consecución de bono. En esta evaluación se pueden medir tanto objetivos cualitativos, propios del empleado, como cuantitativos, es decir, más de cifra de negocio común a todos los empleados.

Adicionalmente esa funcionalidad de compensación puede reflejar otros elementos retributivos del empleado o incluso contrastar cómo está pagado el empleado con respecto al mercado. También permite realizar procesos de revisión salarial para toda la compañía.

¿Podrías hablar de tendencias?

Dentro de formación, una tendencia grande es la posibilidad de compartir, publicar o construir contenidos de e-Learning. También nos encontramos que esos contenidos pueden ir muy ligados a los entornos colaborativos, es decir, no sólo vamos a publicar y poner a disposición de nuestros empleados contenidos de e-Learning sino que vamos a dejar que nos den cierto feedback sobre cuáles son las formaciones más efectivas.

Las dos tendencias claras son los entornos colaborativos y la posibilidad de que RR.HH. pueda construir, adaptar y publicar contenidos de e-Learning.

¿Qué papel jugáis tras la implantación?

Después de la implantación nos gusta seguir de la mano del cliente y les damos acceso a una cuenta de mantenimiento para que si tienen algún problema se les pueda dar respuesta al momento.

Adicionalmente, nos gusta informar a nuestros clientes, sobre todo en el modelo SaaS, de todas las novedades que va teniendo el software en las siguientes versiones para ver si alguna de ellas puede ser de su utilidad.

Aquí habría que destacar, la función de nuestra área de marketing que crea contenidos que puedan ser de utilidad para el cliente. Lanzamos un newsletter con cierta periodicidad, generalmente mensual, donde informamos de novedades, noticias de RR.HH y además contamos con este blog donde escribimos posts, subimos material de interés… En definitiva, seguimos conectados.

* Álvaro Marfany es Gerente del Área de Audalia Lumesse