teletrabajo

Tan solo un día después de la publicación del Real Decreto Ley 29/2020, Audalia Nexia realizó un webinar (accede a la grabación aquí) donde se presentaron una multitud de consultas a las que no se pudo dar respuesta en ese momento. La presente nota informativa busca aclarar todas esas dudas.

Aplicación del Real Decreto Ley

El trabajo a distancia que se preste, en un periodo de referencia de tres meses, un mínimo del treinta por ciento de la jornada, o el porcentaje proporcional equivalente en función de la duración del contrato de trabajo.

Para los contratos celebrados con menores, contratos en prácticas y para la formación y el aprendizaje, el porcentaje deberá ser como mínimo de un cincuenta por ciento de prestación de servicio presencial.

Si no se llega a un porcentaje mínimo ¿habría que regularlo como teletrabajo igualmente?

Si no se llega al porcentaje establecido por el Real Decreto Ley, formalmente no se considera trabajo a distancia y esa prestación de servicios no se regulará por lo establecido en el citado Real Decreto Ley.

¿Hay diferencia entre el teletrabajo si es de más de un 30% o un teletrabajo puntual si es de menos de un porcentaje concreto?

La diferencia entre uno y otro es la regulación aplicable, si cumple con el porcentaje establecido por este Real Decreto Ley, se aplicará éste, si no cumple con dicho porcentaje se regulará por lo establecido en el Estatuto de los Trabajadores dentro de una relación laboral común.

En un estado como el actual de confinamiento donde el trabajo a distancia casi es obligado, ¿rigen las condiciones de este RD?

El Trabajo a Distancia tal como lo establece este Real Decreto Ley no se aplica para las situaciones de teletrabajo derivado de la situación actual de la pandemia de la Covid 19, salvo para lo establecido en lo referido a la compensación de gastos y la dotación de los medios y herramientas de trabajo a los trabajadores que van a teletrabajar.

Si el teletrabajo no fuera obligado por la empresa, sino solicitado por el trabajador y aceptado por la empresa ¿habría que cumplir esta ley?

El Trabajo a Distancia es voluntario por ambas partes y ambas han de estar de acuerdo en que se realice, de tal forma que si el trabajador lo solicita y no se dan las circunstancias especiales para poder teletrabajar (artículo 34,8 Estatuto de los Trabajadores) la empresa puede negarse a que el trabajador realice su trabajo a distancia por medio del teletrabajo. En definitiva, ambas partes han de estar de acuerdo.

Formalización y contenido del Acuerdo que regule el Trabajo a Distancia

El trabajo a distancia será voluntario tanto para la persona trabajadora como para la empresa.

El acuerdo de trabajo a distancia requerirá la formalidad escrita, ya sea en el contrato inicial o mediante un anexo al mismo en un momento posterior.

El acuerdo de trabajo a distancia ha de realizarse obligatoriamente por escrito.

El acuerdo de Trabajo a Distancia ha de contener como mínimo lo siguiente:

  • Inventario de los medios, equipos y herramientas que exige el desarrollo del trabajo a distancia concertado, incluidos los consumibles y los elementos muebles, así como de la vida útil o periodo máximo para la renovación de estos.
  • Enumeración de los gastos que pudiera tener la persona trabajadora por el hecho de prestar servicios a distancia, así como forma de cuantificación de la compensación que obligatoriamente debe abonar la empresa y momento y forma para realizar la misma, que se corresponderá, de existir, con la previsión recogida en el convenio o acuerdo colectivo de aplicación.
  • Horario de trabajo de la persona trabajadora y dentro de él, en su caso, reglas de disponibilidad.
  • Porcentaje y distribución entre trabajo presencial y trabajo a distancia en su caso.
  • Centro de trabajo de la empresa al que queda adscrita la persona trabajadora a distancia y donde, en su caso, desarrollará la parte de la jornada de trabajo presencial.
  • Lugar de trabajo a distancia elegido por la persona trabajadora para el desarrollo del trabajo a distancia.
  • Duración de plazos de preaviso para el ejercicio de las situaciones de reversibilidad, en su caso.
  • Medios de control empresarial de la actividad.
  • Procedimiento a seguir en el caso de producirse dificultades técnicas que impidan el normal desarrollo del trabajo a distancia.
  • Instrucciones dictadas por la empresa, con la participación de la representación legal de las personas trabajadoras, en materia de protección de datos, específicamente aplicables en el trabajo a distancia.
  • Instrucciones dictadas por la empresa, previa información a la representación legal de las personas trabajadoras, sobre seguridad de la información, específicamente aplicables en el trabajo a distancia.
  • Duración del acuerdo de trabajo a distancia.

Si en el contenido mínimo del acuerdo, el trabajador fija un lugar para la prestación de servicios, ¿es rígido e inamovible? ¿se podría hacer una enumeración abierta para dar la posibilidad de segundas y terceras residencias?

El acuerdo como su propio nombre indica es la manifestación de la voluntad de dos partes que pactan aquello en lo que están de acuerdo. Dicho esto, si en el acuerdo se establecen varias alternativas de lugar de prestación de servicios en el trabajo a distancia y tanto el trabajador como la empresa están conformes con dichas alternativas, no hay impedimento legal para que conste así en el acuerdo.

Si se trata de una empresa que ya venía practicando el teletrabajo, donde los empleados que así lo querían tenían la posibilidad de quedarse en casa o venir a la oficina y para que pudieran decidir contaban con un portátil. ¿Se debe formalizar también un acuerdo?

Si se cumplen los requisitos del porcentaje mínimo para que sea considerado como Trabajo a Distancia, será obligatorio formalizar el acuerdo, teniendo tres meses para poderlo hacer.

¿Se puede improvisar sobre la marcha dónde quiero trabajar o por el contrario hay que indicarlo antes en un acuerdo? ¿Este acuerdo tiene que ser escrito o puede ser verbal?

El lugar de prestación de trabajo a distancia forma parte del contenido mínimo del acuerdo escrito que ha de formalizarse, por lo que no se puede improvisar, debe quedar clara, aunque sea con varias alternativas cuál es el lugar desde donde se va a prestar el trabajo a distancia.

En los casos de situación excepcional por COVID, por la cual los trabajadores estén teletrabajando por situación excepcional ¿habría que formalizar acuerdo?

El Trabajo a Distancia derivado de la COVID no necesita legalmente que sea formalizado por escrito.

Hay empresas que ya vienen aplicando anexos como teletrabajo desde hace tiempo, ¿Qué plazo tienen para regularlo según el Nuevo RD?

El acuerdo con los trabajadores que vayan a desempeñar el Trabajo a Distancia deberá hacerse en el plazo máximo de tres meses desde la entrada en vigor del Real Decreto Ley.

¿El empleado puede pedir trabajar a distancia desde el extranjero?

Sí. Si la empresa está de acuerdo con el trabajador para que éste pueda prestar su trabajo a distancia desde el extranjero.

Las empresas que desean continuar ofreciendo flexibilidad a los trabajadores, en una jornada laboral de 40 horas, si teletrabajan por ejemplo 2 días a la semana, ¿se considera trabajo a distancia y hay que hacer anexos a todos los trabajadores?

En una jornada de 40 horas, dos días de teletrabajo supone un 40% de la jornada por lo que sí se consideraría Trabajo a Distancia y, por tanto, sería necesario hacer los anexos a todos los trabajadores implicados, con el contenido mínimo que establece el Real Decreto Ley.

¿Están exentos aquellos empleados que han empezado a trabajar a distancia a raíz de la pandemia y que se van a mantener en esta situación durante los próximos meses?

No. Los trabajadores que vayan a continuar con el trabajo a distancia deberán firmar un anexo al contrato de trabajo con el contenido mínimo establecido por el Real Decreto Ley.

Si la empresa ofrece la posibilidad de trabajar presencialmente 2 o 3 días por semana y el resto a distancia y hay acuerdo con los trabajadores, ¿habría que establecer en el acuerdo los días fijos en los que se realizaría? ¿Podría el trabajador o la empresa modificar puntualmente los días de trabajo presencial por necesidades operativas?

El acuerdo que se plasme en el Anexo al contrato de trabajo ha de regular el contenido mínimo que establece el Real Decreto Ley, pero además de esto se puede regular cualquier otra cuestión en la que ambas partes estén de acuerdo y siempre que no suponga un vaciamiento del contenido del Trabajo a Distancia o imposibilidad de aplicación. Dicho esto, sí cabría establecer los días fijos de trabajo presencial o si están bien tasados y con un preaviso adecuado, sí cabría la posibilidad de modificar esos días por necesidades operativas o productivas.

Respecto a los diez días de plazo para presentar el acuerdo a la representación de los trabajadores, ¿se cuentan a partir del inicio de la vigencia del Acuerdo?

Los diez días comienzan desde la fecha de la firma del anexo al contrato o al propio contrato.

¿Las personas que deriven del COVID tienen obligación de indicar también el lugar de trabajo?

No. Al no aplicarse el Real Decreto Ley de Trabajo a Distancia, no hay obligación de establecerlo, más allá de que la empresa establezca un control sobre desde dónde se puede teletrabajar.

¿El acuerdo por escrito debe ser individual o colectivo?

El acuerdo ha de ser individual, sin perjuicio de que se debe comunicar y entregar una copia a los representantes legales de los trabajadores.

El RDL entra en vigor dentro de 20 días, pero ¿se establece un tiempo a partir de esa fecha para que las empresas puedan organizarse?

Las empresas tienen un plazo de tres meses desde la entrada en vigor del Real Decreto Ley para preparar y firmar un acuerdo con cada trabajador que vaya a realizar Trabajo a Distancia que no esté relacionado con la COVID.

Dotación de medios y compensación de gastos

En esta línea, el Real Decreto Ley indica lo siguiente:

  • Derecho a la dotación suficiente y mantenimiento de medios, equipos y herramientas necesarios para el desarrollo de la actividad.
  • El derecho al abono y compensación de gastos por el desarrollo del trabajo a distancia, no pudiendo suponer la asunción por parte de la persona trabajadora de gastos relacionados con los equipos, herramientas y medios vinculados al desarrollo de su actividad laboral.

¿El trabajador recibirá el importe como salario en especie? ¿qué retención tendrá? los gastos que se paguen cotizarán en IRPF y Seg.Social.

Al tratarse de una nueva regulación, no viene determinada como tal en la normativa actual, no obstante esto, la tributación o cotización va a depender de si se abona una cuantía fija mensual o si se abonan los gastos efectivamente producidos. En el primer caso, sí que cotizará y tributará (como un plus de transporte) en el segundo caso, no tributará ni cotizará hasta los límites que la nueva normativa establezca.

Tiene efecto retroactivo en tema abonos de gastos por parte del empleado.

Desde la entrada en vigor del Real Decreto Ley todos los trabajadores que presten servicios de trabajo a distancia, incluidos los relacionados con la COVID tienen derecho a percibir estos gastos, por lo que si el acuerdo se firma a posteriori sí tendrán efectos retroactivos.

En el caso de pagar a los trabajadores por encima del convenio colectivo, se genera un plus «A cuenta convenio» para posibles modificaciones posteriores y evitar pagos de atrasos futuros y se compensen. ¿Se puede empezar a destinar  parte de ese plus cuenta convenio como una cantidad estimada  dedicada a esa compensación de los gastos, hasta la regulación en convenio colectivo?

El plus convenio no puede aplicarse a compensar los gastos, porque tienen una naturaleza jurídica distinta, el plus convenio es un complemento salarial, mientras que los gastos no tienen una consideración de complemento salarial.

Si se establece el puesto de trabajo a distancia de un empleado en un lugar diferente a su vivienda, ¿estaría justificado el pago del plus de transporte a ese trabajador?

El plus de transporte generalmente viene regulado por los convenios colectivos y suelen ser una cuantía fija mensual con independencia del lugar donde vivan los trabajadores, por lo que, no estaría justificado ese pago de plus de transporte por trabajar en un lugar diferente a su vivienda, salvo que haya acuerdo con la empresa para esa compensación.

En la Disp. Transitoria 3ª se regula el trabajo a distancia derivado de la COVID-19, ¿implica que a partir de ahora el empleado podría por ejemplo exigir el pago del WIFI, electricidad, un escritorio y silla de trabajo?

Si. Desde la entrada en vigor del Real Decreto Ley.

¿Se puede pedir al trabajador compensar los gastos de más que pueda tener (agua, luz, etc) con la reducción de gastos por transporte y dietas?

Hasta que se negocie un nuevo convenio colectivo, a pesar de que el trabajador trabaje a distancia, si el convenio establece la obligación de abonar un plus de transporte, las empresas deberán abonar éste y la compensación de gastos derivados del trabajo a distancia.

Nuestra empresa lleva tiempo ofreciendo 1 día/semana de trabajo desde casa, y no está pagando los costes por ello. En caso de que acordemos con RLT más días de trabajo desde casa sin coste adicional ¿podría suceder o estamos obligados a pagar?

El Real Decreto Ley establece claramente que si se cumple con los requisitos de Trabajo a Distancia deberán compensarse los gastos.

¿Qué pasa con los gastos que dejan de existir para el trabajador como por ejemplo el combustible o el tiempo que tarda en llegar a su centro de trabajo?

Esta cuestión no está regulada por lo que esos gastos serán un ahorro para los trabajadores que no se pueden compensar con los gastos que obligatoriamente la empresa debe abonar por el trabajo a distancia.

¿A partir de qué momento hay que pagar/reembolsar los gastos a los empleados que ya realizaban un trabajo a distancia?

Desde el momento en que se considere Trabajo a Distancia y la entrada en vigor del Real Decreto Ley.

Si la empresa ya tiene establecido desde febrero que paga a sus trabajadores aquellos medios que necesite cada empleado para trabajar en su casa ¿tiene ahora que meterlo como gastos a cada trabajador o se puede seguir así? En este caso, la empresa lo compra y lo manda a cada trabajador a su casa.

Son dos asuntos distintos, las empresas deben proporcionar los medios y herramientas para poder teletrabajar y si se considera Trabajo a Distancia, deben constar en el acuerdo que se firme. Ahora bien, además de los medios y herramientas, a los trabajadores hay que compensarles por los gastos derivados de este trabajo a distancia.

En caso de teletrabajo derivado del Covid, he entendido que no hay que formalizar el acuerdo, pero sí pagar los gastos asociados ¿ese pago es retroactivo?

Si. El pago es retroactivo comenzando a abonarse desde la entrada en vigor del Real Decreto Ley.

El gasto que se sufrague al trabajador, entiendo que será deducible para la empresa, pero en qué forma se formaliza ¿retribución en especie en la nómina del trabajador?

El gasto que se sufrague al trabajador será deducible para la empresa salvo que considere que tiene un uso privado en parte. Ese uso privado será retribución en especie en su nómina y tributará en el IRPF del trabajador. Para la empresa será gasto de personal.

El pago de los gastos de luz, wifi… pueden ir a la mejora voluntaria de nómina si la hubiera?

No. Debe constar claramente en la nómina el concepto de compensación de gastos por Trabajo a Distancia.

¿Qué pasa con los tickets comida y plus transporte?

Hasta que el nuevo convenio colectivo regule la compensación de gastos, los tickets comida y plus de transporte han de seguir abonándose como hasta ahora.

Trabajo a Distancia por adaptación de jornada por circunstancias personales

El artículo 34,8 del Estatuto de los Trabajadores establece que las personas trabajadoras tienen derecho a solicitar las adaptaciones de la duración y distribución de la jornada de trabajo, en la ordenación del tiempo de trabajo y en la forma de prestación, incluida la prestación de su trabajo a distancia, para hacer efectivo su derecho a la conciliación de la vida familiar y laboral. Dichas adaptaciones deberán ser razonables y proporcionadas en relación con las necesidades de la persona trabajadora y con las necesidades organizativas o productivas de la empresa.

En el caso de que tengan hijos o hijas, las personas trabajadoras tienen derecho a efectuar dicha solicitud hasta que los hijos o hijas cumplan doce años.

El derecho a adaptar su jornada de teletrabajo es para todo el que tenga niños o existen otros casos como el cuidado de mayores, etc

Lo es para todos los trabajadores que necesiten hacer efectivo su derecho a la conciliación de la vida familiar y laboral.

El empresario no se podría negar a un cambio de horario de un trabajador que tiene niños respetando su jornada de 8h?

En aplicación del artículo 34,8 el empresario sí puede negarse siempre y cuando acredite que por razones organizativas ese cambio de horario conlleva un perjuicio para la organización de la empresa o del resto de sus trabajadores.

Si por motivos de conciliación un trabajador solicitase trabajar a distancia durante los periodos de vacaciones escolares y el resto del año presencialmente, ¿se consideraría teletrabajo?

Se considera teletrabajo si cumple con los requisitos del Real Decreto Ley, esto es, en un periodo de referencia de tres meses, un mínimo del treinta por ciento de la jornada.

¿Qué situaciones se consideran imprescindibles por contención sanitaria, cuando hay por ejemplo confinamientos selectivos como en Madrid que obligan al teletrabajo?

Salvo lo establecido en el Plan Me Cuida y el artículo 34,8 del Estatuto de los Trabajadores no hay otra obligación de teletrabajar.

Otras cuestiones

¿Cómo se regulará el accidente laboral cuando haya teletrabajo?

El trabajo a Distancia también debe tener su evaluación de riesgos y el sitio donde se preste el servicio será su “centro de trabajo” por lo que cualquier accidente acaecido en su sitio de trabajo y durante la jornada de trabajo se podrá considerar como accidente de trabajo.

¿Qué ocurre con las empresas sin representación de los trabajadores, ya que parece que tiene un peso muy importante en el Real Decreto?

Si no hay representación legal de los trabajadores la relación será directa con los propios trabajadores.

Si se cambia de sitio para teletrabajar ¿qué se hace con el tema de prevención de riesgos? ¿Hay que evaluar cada sitio?

Sí. El Real Decreto Ley establece que deberá realizarse la evaluación de riesgos y la planificación de la actividad preventiva de todos los puestos de trabajo de los trabajadores que estén teletrabajando.

* José Miguel Benito es Socio en el Área de Tax&Legal