El mundo interior de Excel

Es habitual el escuchar, en ambientes de trabajo, a compañeros que comentan yo soy experto en Excel, pero ¿podemos afirmarlo realmente?

En mi opinión considero que el 90% de los usuarios habituales de este programa no utilizan más de un 20% de los recursos que nos ofrece. En general, los usuarios de este programa lo utilizan como hoja de cálculo, como pequeña base de datos, herramienta de análisis, creación de tablas y gráficos, pero estos usos nos plantean una serie de cuestiones:

¿Sabemos manejarnos con las funciones o utilizamos siempre las mismas?
En mi opinión, por lo general, nos quedamos en el uso de las funciones que mejor conocemos y estamos más familiarizados con ellas, prefiriendo hacer numerosas acciones mediante un gran número de pasos que serían simplificados claramente con el uso de otras funciones desconocidas.

¿Sabemos trabajar con datos externos a nuestro Excel (bien a nuestro fichero abierto o bien de fuentes externas)?
En general, se suele trabajar sólo con los datos disponibles en el libro abierto omitiendo la posibilidad de trabajar con fuentes externas.

¿Sabemos trabajar con textos de fichero plano?
Antes de importar sabemos identificar cada cambio de columna, es decir, si se trata de un texto delimitado por algún carácter (las columnas se separan mediante un carácter comodín que hace de identificador de cambio de columna) o es de ancho fijo (todas las columnas tienen una longitud fija, no es necesario que ésta sea la misma en todas). Cuando tenemos todo nuestros datos contenidos en una columna, conocemos la opción de Texto en columnas que nos permite separar en diferentes columnas nuestros campos.

¿Conocemos la opción para quitar duplicados?
Cuantas veces antes de trabajar con un fichero Excel nos hemos encontrado que en nuestros datos había duplicados. La mayoría de las veces la opción que elegimos para eliminar dichos duplicados es mediante el “ojímetro”, es decir ir revisándose dato por dato, fila por fila todo nuestra hoja; en otras ocasiones, utilizamos un método algo más rápido que es mediante la utilización de filtros; por último también existe la opción de la eliminación de dichos duplicados mediante una tabla dinámica, es decir, primero se identifican los duplicados y luego los eliminamos. ¿Nos hemos llegado a parar y leer en la barra de menú de Excel que existe una opción que se llama Quitar duplicados? Con esta opción seleccionamos que columnas queremos analizar y el sistema automáticamente nos reduce los casos ahorrándonos un tiempo considerable.

¿Sabemos que podemos pegar datos de diferentes maneras?
Normalmente estamos acostumbrados a trabajar con los comandos Copiar y Pegar (Ctrl+C y Control+V), pero Excel no sólo se queda ahí, existen múltiples posibilidades a la hora e pegar los datos, por ejemplo podemos pegar datos como valores (se elimina cualquier fórmula y se mantiene el formato de la celda destino), cómo fórmulas (se pega la fórmula de la celda copiada sabiendo que se mantiene la secuencia de la celda origen es decir no repite la fórmula sino que la transforma para la celda destino), sólo pegar los formatos (no se pega ningún valor y sólo se pega el formato de la celda de origen).

Como vemos aquí hemos planteado una serie de cuestiones sencillas en los que una gran mayoría de usuarios nos vemos identificados. Estas cuestiones aparecen sin ahondar demasiado en el programa, simplemente en las operaciones básicas habituales en las que trabajamos. Posteriormente en nuevos post entraremos en detalle en cuanto a comandos para usuarios más avanzados como análisis de sensibilidad, generación de escenarios, búsqueda de objetivos, macros,…

*Daniel Barjola es Consultor en el Área de Consultoría

Necesidades operativas de fondos frente a fondo de maniobra (I)

En la literatura financiera se ha dado gran importancia al concepto de Fondo de Maniobra, el cual suele asociarse a la parte operativa de las finanzas. Cuando en realidad, como veremos a continuación, esta asociación sólo se produce de forma indirecta.

Como es bien sabido, el fondo de maniobra puede calcularse por dos vías:
– Activo circulante menos pasivo a corto.
– Recursos permanentes menos inmovilizado neto.

No obstante, por la propia definición del término, utilizaremos la segunda vía debido a que ésta aclara mucho más la verdadera naturaleza del fondo de maniobra.

En estos momentos, cabría preguntarse si el fondo de maniobra de una empresa típicamente estacional, como podría ser una fábrica de juguetes, sufre grandes variaciones a lo largo del año. ¿Las sufre? Partiendo de la primera definición (activo circulante menos pasivo a corto) pudiéramos pensar que sí. No obstante, la segunda definición, y teniendo en cuenta que las empresas de juguetería acumulan prácticamente todos sus beneficios hacia el final de cada año y el resto de meses pueden tener resultados próximos a cero, resulta que, si se exceptúan las decisiones de inversión o financiación a largo, el fondo de maniobra es, en este tipo de empresas, extraordinariamente estable y no queda afectado por la estacionalidad.

Entonces, ¿en qué quedamos? La respuesta está en que el Fondo de Maniobra es una cuestión de planteamiento y no de funcionamiento de la empresa. En otras palabras, es una cuestión de pasivo y más que de activo. Responde a cuántos fondos a largo plazo me permiten financiar mis operaciones.
Pero entonces, ¿qué es lo que fluctúa en la empresa de juguetes? Si no es el Fondo de Maniobra, ¿qué es? La respuesta es que lo que fluctúa son las Necesidades Operativas de Fondos.

* Antonio Pérez es Director del Área de Consultoría