Muchos Directores de Recursos Humanos y de Administración de personal valoran la posibilidad de deslocalizar la gestión de sus servicios de administración de personal, antes de tomar la decisión conviene planificar correctamente los siguientes puntos.

El momento

Si bien para una pyme o mediana empresa cualquier momento es bueno, recomendamos acometer los cambios al cierre del trimestre, ya que dicha situación facilita la carga de acumulados y el control interno del nuevo proveedor. En el caso de una gran empresa, dependiendo de su volumen puede ser buena idea migrar los sistemas de nómina en enero o el primer trimestre del año, ya que la parametrización de la nómina se simplifica de esta manera.

En el caso de grandes empresas que quieran migrar a mitad de ejercicio fiscal será crítico planificar la carga del histórico y tener confirmados por la Sociedad los criterios de estimación de IRPF, a efectos de hacer una transición suave.

La tecnología

A la hora de elegir a un nuevo proveedor conviene verificar si la tecnología de su software de nómina es compatible, total o parcialmente, con el sistema del antiguo proveedor, ya que este hecho va a determinar la calidad de la migración de datos y la planificación de los trabajos.

La información

Conviene informar al nuevo proveedor de asuntos tales como la estimación de variable a efectos de calcular el porcentaje de retención, tipos de incidencias de nómina, tipo de reportes a la matriz. Es crítico informar acerca de la política de retribución variable, ya que en función de la misma puede ser necesaria la preparación de cotizaciones retroactivas a la Seguridad Social, lo que igualmente determina la migración de datos.

Casuística de afiliación

Detalles como la rotación de la plantilla, la tipología de contrato usado o la modalidad de trabajo a tiempo parcial o completo, puede variar muchísimo la operativa de gestión.

Coordinación de trabajos

Aunque parece obvio, conviene aclarar en el contrato de prestación de servicios cuándo comienza la responsabilidad de los trabajos y determinar claramente quién asume la responsabilidad de determinados trabajos durante la transición.

Razones del cambio

Conviene informar al proveedor sobre las causas que motivan el cambio de proveedor, las habituales son falta de agilidad en la respuesta, retrasos en las contestaciones o necesidad de buscar un socio de confianza para apoyar la toma de decisiones en el área, Cuando la razón es debida a errores, o emisión de deudas, es conveniente solicitar adicionalmente un informe limitado de posibles contingencias sociales.

Redactar un calendario

Es conveniente fechar en un calendario las acciones a realizar por ambas partes, desde entrega de documentación, a fechas sugeridas de cierre de nómina al anterior proveedor a efectos de estar coordinados en el cambio de autorización del sistema RED.

Borja PrietoLinkedin_circulo